Từ nhu cầu mua đến số tồn trong kho, mỗi bước đều có dấu vết

Tổng quan và bài toán giải quyết

Ở nhiều doanh nghiệp, nhu cầu mua nằm trong tin nhắn, báo giá nằm trong email, số tồn nằm trong bảng tính, và kế toán phải hỏi thủ kho mới biết đã nhận bao nhiêu hàng để trả tiền. Hậu quả quen thuộc là mua trùng, trả tiền cho hàng chưa về, xuất quá số có thật.

Trong iPlace, hai phân hệ Mua hàng và Hàng hóa & Kho dùng chung dữ liệu: đề nghị mua được duyệt rồi sinh đơn mua; đơn mua được nhận vào kho từng đợt; phiếu nhập làm tăng tồn và giá vốn; hóa đơn nhà cung cấp được đối chiếu với số đã nhận; khoản còn nợ chảy sang công nợ của kế toán. Bạn có thể thao tác trên màn hình nghiệp vụ hoặc hỏi trợ lý AI bằng câu chat thông thường.

Nguyên tắc xuyên suốt là sổ kho chỉ đọc: tồn kho, thẻ kho, lô và giữ chỗ do hệ thống ghi khi phiếu được xác nhận, không ai (kể cả quản trị viên) sửa tay. Nhập nhầm thì hủy phiếu để hệ thống ghi bút toán đảo.

Tính năng chính

Từ đề nghị mua đến đơn mua

Vòng mua hàng bắt đầu bằng Đề nghị mua. Mọi nhân viên tạo được đề nghị; quản lý trực tiếp, trưởng phòng, quản lý hoặc kế toán duyệt; thủ kho và quản lý biến đề nghị đã duyệt thành đơn mua.

1. Mở Đề nghị mua, chọn Theo kế hoạch (bắt buộc chọn kế hoạch nguồn) hoặc Phát sinh, thêm vật tư, số lượng và lý do.
2. Bấm Gửi duyệt. Người duyệt bấm Duyệt hoặc Không duyệt (bắt buộc ghi lý do); đề nghị bị từ chối sửa được rồi gửi lại.
3. Thủ kho hoặc quản lý bấm Tạo đơn mua, chọn nhà cung cấp để sinh đơn nháp.

Mua theo kế hoạch và theo tồn tối thiểu

Mỗi Kế hoạch vật tư thuộc một phòng ban và một kỳ; sau khi chốt, nó là cơ sở cho đề nghị theo kế hoạch, và tab Kế hoạch – thực tế so dự toán với phần đã đặt và thực nhận. Trang Đề xuất đặt hàng tính tồn dự kiến = tồn − giữ chỗ + hàng đang về + hàng đang vận chuyển, gợi ý số cần đặt cho hàng dưới mức tối thiểu, rồi cho tạo đề nghị mua hoặc đơn nháp theo nhà cung cấp mặc định.

So sánh báo giá

Ghi từng Báo giá NCC, nên gắn với đề nghị mua liên quan. Màn hình So sánh báo giá NCC đặt báo giá cạnh nhau theo từng mặt hàng, tô giá thấp nhất và so với giá mua gần nhất. Chọn bên thắng cho từng hàng rồi bấm Tạo đơn mua cho NCC đã chọn: mỗi nhà cung cấp một đơn nháp, báo giá thắng thành Được chọn, các báo giá còn lại cùng đề nghị thành Loại.

Đơn mua và duyệt theo hạn mức

Đơn mua gồm nhà cung cấp, kho nhận, dòng hàng, chiết khấu, VAT, phí vận chuyển và thuế nhập khẩu. Cấp duyệt tính theo giá trị đơn và hạn mức ở Cài đặt mua hàng (mặc định: đến 30 triệu đồng là cấp trưởng phòng, đến 200 triệu đồng là kế toán). Chỉ đơn Đã duyệt mới nhận hàng và thanh toán được.

Nhận hàng, đối chiếu và công nợ nhà cung cấp

Trên đơn đã duyệt, nút Nhập kho mở hộp thoại Nhận hàng: chọn kho nhận, ngày nhận và nhập Nhận lần này cho từng dòng (không quá phần còn lại). Hàng theo lô phải ghi số lô và hạn dùng. Lần nhận đầu đưa đơn sang Đang nhận hàng; nhận đủ thì bấm Hoàn thành.

Đối chiếu 3 bên

Trên đơn, bảng Hóa đơn NCC (đối chiếu) ghi từng hóa đơn (số, ngày, số tiền gồm VAT, và nếu muốn thì hàng, số lượng, đơn giá). Trường Đối chiếu 3 bên hiện Khớp hoặc Lệch; chênh lệch dưới Sai số đối chiếu 3 bên (%) (mặc định 2%) vẫn tính là khớp. Khi thanh toán đơn lệch, hệ thống xử lý theo cài đặt: Không kiểm tra (mặc định), Cảnh báo hoặc Chặn thanh toán.

Trả hàng và thanh toán

• Trả hàng NCC trên đơn lập phiếu trả, điền sẵn hàng đã nhận chưa trả. Xác nhận phiếu sẽ xuất kho trả hàng và giảm công nợ phải trả; giá trên phiếu là giá chưa VAT, còn phần giảm công nợ đã cộng VAT của đơn (đơn VAT 10%: trả 100.000 đồng giảm nợ 110.000 đồng).
• Thanh toán NCC tạo phiếu chi. Nếu người bấm có quyền ghi sổ và quỹ đủ số dư, phiếu được ghi sổ ngay; nếu không, phiếu chờ kế toán duyệt. Trường Đã thanh toán của đơn chỉ tăng khi phiếu chi được ghi sổ.

Hồ sơ nhà cung cấp và công nợ

Hồ sơ nhà cung cấp có mã số thuế, bảng giá, số ngày được nợ mặc định (đơn mới tự tính hạn thanh toán) và nợ đầu kỳ. Tab Công nợ cho thấy tổng công nợ, tuổi nợ, đơn còn nợ kèm số ngày quá hạn và sổ công nợ chi tiết; thẻ Công nợ phải trả & tuổi nợ trên trang Mua hàng gom toàn bộ nhà cung cấp.

Nhập, xuất và chuyển kho

Tồn kho chỉ đổi khi phiếu được xác nhận; phiếu nháp không ảnh hưởng tồn. Thủ kho và quản lý tạo, xác nhận, hủy phiếu; các vai trò khác chỉ xem.

• Phiếu nhập kho: lý do mua hàng, khách trả hàng, tồn đầu kỳ hoặc khác; phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, bốc xếp được phân bổ vào giá vốn từng dòng.
• Phiếu xuất kho: bán hàng, xuất nội bộ, cho dự án, hỏng hoặc hao hụt. Hàng theo lô để trống lô thì lấy lô có hạn dùng gần nhất trước; xuất vượt tồn khả dụng bị chặn.
• Nhập – xuất thẳng khi nhà cung cấp giao thẳng cho khách: tồn không đổi nhưng đơn mua vẫn được ghi nhận đã nhận. Nhập tồn đầu kỳ nhận danh sách SKU, số lượng, giá vốn; dòng không hợp lệ bị bỏ qua và nêu lý do.

Chuyển kho hai bước

1. Tạo phiếu chuyển, chọn kho đi, kho đến và Hình thức chuyển: Một bước (xuất và nhận cùng lúc) hoặc Hai bước. Để trống thì theo mặc định trong Cài đặt kho.
2. Kho đi bấm Xuất đi (bắt đầu vận chuyển). Hàng chuyển sang Đang vận chuyển và chưa thuộc kho nào.
3. Kho đến bấm Nhận hàng (đủ / thiếu), nhập số nhận lần này. Phần thiếu được ghi Hao hụt / mất hoặc Hoàn về kho đi, bắt buộc có lý do. Nhận đủ thì phiếu Đã hoàn tất.

Lô, hạn dùng và giá vốn được giữ nguyên khi hàng đi sang kho khác. Tab Hàng đang vận chuyển trong Báo cáo kho liệt kê phiếu chưa về và giá trị hàng đang đi.

Kiểm kê, tồn kho và báo cáo

Kiểm kê quét mã

1. Mở Kiểm kê quét mã, chọn phiếu nháp hoặc kho cần kiểm, bấm Nạp tồn để chụp tồn sổ sách.
2. Quét mã vạch bằng máy quét USB, camera hoặc gõ mã/SKU (5*mã để cộng 5 cái). Hàng theo lô cần số lô; hàng có biến thể phải quét đúng mã từng biến thể.
3. Bấm Ghi kết quả vào phiếu rồi Đối chiếu: từng dòng hiện Khớp / Thừa / Thiếu / Chưa kiểm, kèm hàng có tồn nhưng chưa quét.
4. Bấm Xác nhận và tạo điều chỉnh tồn; dòng lệch bắt buộc có lý do. Xác nhận nhầm thì hủy phiếu để ghi bút toán đảo.

Hàng hóa và định mức

Mỗi hàng hóa có SKU, đơn vị tính gốc, quy đổi đơn vị nhiều cấp (thùng = 12 hộp), mã vạch, định mức tồn tối thiểu và tối đa theo công ty hoặc theo kho. Hàng có màu hoặc size dùng Sinh biến thể: mỗi tổ hợp là một hàng thật có tồn và giá riêng. Tồn khả dụng = tồn hiện tại − giữ chỗ; giá vốn tính bình quân di động hoặc FIFO.

Báo cáo kho

Gồm Nhập – Xuất – Tồn (xuất CSV hoặc in), Thẻ kho có tồn lũy kế, Tồn theo lô / cận hạn dùng, Tồn tại ngày, Chậm luân chuyển và Dưới định mức nối sang Đề xuất đặt hàng.

Một ngày làm việc điển hình

Thủ kho

Mở Hôm nay của tôi để thấy việc quá hạn và phiếu chờ xử lý, rồi xem hàng sắp hết và lô cận hạn. Khi hàng về, nhận theo đơn mua; có thể nhờ trợ lý, ví dụ “Nhập kho đơn mua MH-000003 về Kho tổng Hà Nội”, rồi bấm Xác nhận trên thẻ. Với đơn bán, xuất kho theo đơn; thiếu tồn thì trợ lý báo rõ thay vì xuất bừa.

Người đề nghị và kế toán

Nhân viên gửi đề nghị mua (hoặc nhờ trợ lý soạn), người duyệt xử lý trong Duyệt của tôi; trợ lý không duyệt thay người có thẩm quyền. Kế toán xem tuổi nợ, ghi hóa đơn nhà cung cấp, xem kết quả đối chiếu 3 bên rồi mới lập phiếu chi.

Hỏi trợ lý AI

Một số câu mẫu: “tồn kho laptop Dell còn bao nhiêu”, “lô nào sắp hết hạn”, “ta còn nợ NCC nào”. Câu tra cứu trả kết quả ngay; câu làm thay đổi dữ liệu hiện thẻ xác nhận để bạn kiểm tra rồi mới ghi.

Phối hợp với các nhóm khác

• Kinh doanh: đơn bán xác nhận sẽ giữ chỗ tồn; phiếu xuất tạo từ đơn bán, trả hàng bán nhập lại đúng kho, lô và hạn.
• Tài chính kế toán: phiếu chi thanh toán nhà cung cấp, sổ công nợ phải trả và đối chiếu công nợ.
• Quản trị hệ thống: luồng duyệt riêng theo loại phiếu kho (lý do, kho, giá trị) và cài đặt kho, mua hàng.
• Tư vấn rủi ro: cảnh báo ở nhóm kho và tài sản, ví dụ lô sắp hết hạn dùng.
• Trợ lý AI chat-first: hỏi tồn, lập đề nghị mua, nhập hoặc xuất kho bằng câu chat kèm thẻ xác nhận.

Hỏi đáp

Giới hạn hiện tại