Tổng quan và bài toán giải quyết
Ở nhiều doanh nghiệp, hành trình bán hàng bị cắt thành nhiều mảnh: danh sách liên hệ nằm trong bảng tính, báo giá soạn bằng Word, đơn hàng ở một phần mềm khác, còn công nợ do kế toán đối chiếu thủ công vào cuối tháng. Mỗi lần chuyển giao là một lần nhập lại dữ liệu và một cơ hội để sai số.
Nhóm Kinh doanh của iPlace gom toàn bộ đường đi đó vào ba phân hệ liên thông: Khách hàng (CRM), Marketing và Bán hàng, cùng phân hệ Hỗ trợ cho ticket sau bán. Dữ liệu đi một chiều và có trạng thái rõ ràng: lead, khách hàng, cơ hội, báo giá, đơn bán, phiếu xuất kho, phiếu thu, hóa đơn. Chứng từ sau kế thừa nguyên dòng hàng, giá và chiết khấu từ chứng từ trước, nên người dùng không phải gõ lại.
Mỗi vai trò thấy đúng phần việc của mình. Nhân viên kinh doanh xem và sửa lead, khách, cơ hội, báo giá, đơn; chỉ xóa bản ghi do mình tạo và chỉ xem hoa hồng của chính mình. Quản lý xem và sửa tất cả, duyệt hoa hồng, cấu hình. Kế toán xem phần bán hàng, ghi sổ thu tiền và phát hành hóa đơn. Các cài đặt như quy trình bán hàng, hạng khách, bảng giá và luật chặn đơn do quản lý đặt.
Tính năng chính
Lead và kho liên hệ chung
Nhập tay hoặc từ Excel, gắn nguồn và chiến dịch, phân công hoặc chia xoay vòng, nhân viên tự nhận lead từ kho chung.
Pipeline kéo thả
Mỗi cột là một giai đoạn kèm tổng giá trị và giá trị dự báo; kéo thẻ để chuyển giai đoạn, chốt thắng hoặc thất bại.
Khách hàng 360°
Doanh thu lũy kế, công nợ, nợ quá hạn, lịch sử chăm sóc, liên hệ, đơn hàng trên một hồ sơ.
Chống trùng và gộp
SĐT, email, mã số thuế của khách là duy nhất; có công cụ quét trùng và gộp lead, gộp khách.
Marketing và ROI
Chiến dịch, danh sách đối tượng tĩnh hoặc động, thông điệp cá nhân hóa, báo cáo lead thu được, chi phí và doanh thu.
Báo giá, bảng giá, khuyến mại
Trình soạn báo giá tự chọn giá theo bảng giá, áp khuyến mại và chiết khấu nhóm khách, tính VAT và tổng.
Đơn bán và hợp đồng bán
Xác nhận đơn có kiểm hạn mức công nợ và tồn kho; hợp đồng có đợt thanh toán, phụ lục, gia hạn, thanh lý.
Thu tiền, hóa đơn, công nợ
Ghi thu tiền thành phiếu thu bên Tài chính, VietQR, hóa đơn điện tử, tuổi nợ theo hạn thanh toán.
Hoa hồng và đại lý
Tính hoa hồng theo ngưỡng đã thu, chia doanh số giữa nhiều nhân viên, duyệt rồi đánh dấu đã chi.
Báo cáo bán hàng
Công nợ, doanh thu, theo sản phẩm, theo nhân viên, lợi nhuận gộp, hoa hồng; xuất CSV từng tab.
CRM, chăm sóc khách hàng và pipeline
Lead là người hoặc doanh nghiệp bạn mới biết, chưa mua hàng. Mỗi lead đi qua các trạng thái Mới → Đã liên hệ → Đạt chuẩn, hoặc Không đạt (bắt buộc ghi lý do, có thể Mở lại). Khi gõ số điện thoại, email hoặc mã số thuế, biểu mẫu cảnh báo ngay nếu đã có lead hoặc khách trùng.
Phân công và kho liên hệ chung
- Phân công trực tiếp cho một người, hoặc để trống để hệ thống chia cho nhân viên kinh doanh đang giữ ít lead mở nhất.
- Lead chưa có người giữ nằm ở Kho liên hệ chung; nhân viên bấm Tự nhận.
- Lead lâu không chăm sóc không tự quay về kho; quản lý đặt số ngày ở Cài đặt CRM rồi chạy thao tác đưa lead về kho chung khi cần.
Từ lead đến khách hàng và cơ hội
- Mở lead đạt chuẩn, bấm Chuyển thành khách hàng; chọn có tạo cơ hội, tên và giá trị cơ hội, có lập báo giá nháp ngay hay không.
- Hệ thống tạo khách hàng, người liên hệ (đầu mối chính) và một cơ hội mới. Nếu số điện thoại, email hoặc mã số thuế đã có khách, lead được gắn vào khách đó thay vì tạo trùng.
- Lịch sử chăm sóc của lead chuyển sang khách hàng; lead chuyển sang trạng thái Đã chuyển đổi.
Ghi chăm sóc và hẹn lần sau
Trên khách, lead hoặc người liên hệ, Ghi chăm sóc nhanh cho phép chọn hành động (Gọi điện, Gặp mặt, Email, Zalo… lấy từ danh mục), nhập nội dung, chọn Mức tương tác Nguội, Ấm hoặc Nóng và đặt Hẹn lần sau. Hệ thống tạo thêm một hoạt động ở trạng thái Lên kế hoạch cho ngày hẹn; hoạt động quá hạn được nhắc và hiện thành con số "Chăm sóc quá hạn" trên trang chủ CRM.
Pipeline và dự báo
Bảng Pipeline cơ hội cho kéo thả thẻ giữa các giai đoạn (cũng thao tác được bằng bàn phím). Thả vào cột Thành công thì xác suất thành 100% và ghi ngày chốt; sau đó dùng Tạo đơn bán hoặc Tạo hợp đồng ngay trên cơ hội. Thả vào cột Thất bại thì bắt buộc chọn lý do từ danh mục, nhờ vậy báo cáo phân tích được vì sao mất thương vụ. Doanh thu dự báo bằng giá trị nhân xác suất của các cơ hội đang mở, xem theo nguồn, theo nhân viên và theo giai đoạn.
Mẹo. Ba thói quen tạo khác biệt: luôn đặt Hẹn lần sau sau mỗi lần chăm sóc; chuyển lead bằng nút Chuyển thành khách hàng thay vì tạo khách tay; nhập đúng SĐT, email để chống trùng hoạt động chính xác.
Quét trùng và gộp
Danh sách khách hàng, lead và liên hệ có thao tác quét trùng theo SĐT, email, mã số thuế (có tùy chọn tên gần giống). Gộp hai khách sẽ chuyển liên hệ, cơ hội, hoạt động chăm sóc, báo giá, đơn bán, hợp đồng, phiếu trả hàng sang khách giữ lại; khách thừa chuyển sang Ngừng giao dịch.
Marketing và kênh gửi
Phân hệ Marketing trả lời câu hỏi: gửi gì, cho ai, qua kênh nào, tốn bao nhiêu và thu về bao nhiêu.
- Chiến dịch. Khai báo tên, kênh chính (Email, SMS / Zalo, Facebook Ads, Google Ads, Hội thảo, Content / SEO, Offline), thời gian, ngân sách, mục tiêu số lead. Trạng thái Nháp, Đang chạy, Tạm dừng, Hoàn thành, Đã hủy.
- Danh sách đối tượng. Loại tĩnh (chọn tay) hoặc động (theo điều kiện, tự cập nhật). Bấm làm mới để biết tổng đối tượng, số gửi được qua email, qua SMS và số bị bỏ qua theo từng lý do.
- Thông điệp. Chọn kênh Email, SMS, Zalo (ZNS) hoặc Telegram, chèn biến cá nhân hóa như tên, công ty, mã; với SMS hệ thống đếm số segment và ước tính chi phí. Có bước xem trước từ máy chủ trước khi gửi.
- Gửi hoặc lên lịch, sau đó xem kết quả và ROI: lead thu được, lead chuyển đổi, số lượt tiếp cận, tổng chi phí và doanh thu quy về chiến dịch.
Hệ thống tự bỏ qua người đã tích Từ chối nhận marketing, người thiếu email hoặc số điện thoại tương ứng và địa chỉ nhận trùng nhau. Chi phí chiến dịch gồm chi phí tin nhắn, chi nhập tay và phiếu chi đã ghi sổ gắn với chiến dịch.
Tổng đài và nhật ký cuộc gọi
Bấm Gọi trên hồ sơ khách hoặc lead: tổng đài đổ chuông máy lẻ của bạn trước rồi nối tới khách. Cuộc gọi đến, đi và nhỡ ghi vào Nhật ký cuộc gọi, tự nhận diện người gọi theo số điện thoại; cuộc nhỡ có nút Gọi lại và tự tạo việc chăm sóc cần gọi lại. Tính năng yêu cầu tổng đài của công ty có API gọi ra qua HTTP; chưa có điện thoại mềm trong trình duyệt, và ghi âm chỉ lưu đường dẫn do tổng đài cung cấp.
Báo giá, đơn bán và hợp đồng bán
Soạn báo giá
Trình soạn báo giá hiển thị ngay nhóm khách, công nợ và hạn mức của khách được chọn, để người bán cân nhắc trước khi hứa điều khoản. Đơn giá lấy theo bảng giá đang chạy: hệ thống xét hiệu lực theo ngày chứng từ, lọc theo nhóm sản phẩm, khách riêng, nhóm khách và kênh bán, ưu tiên bảng có số ưu tiên lớn hơn, rồi chọn bậc theo số lượng. Khuyến mại hỗ trợ giảm theo phần trăm, giảm số tiền, tặng hàng và combo, có bậc thang mua nhiều giảm nhiều.
Gửi, duyệt và theo dõi phản hồi
Báo giá có các nút trạng thái Gửi khách, Khách chấp nhận, Khách từ chối (ghi lý do) và Hết hiệu lực; báo giá quá hạn tự chuyển sang Hết hạn. Báo giá gửi rồi vẫn có thể Hoàn duyệt về Nháp nếu chưa tạo đơn. Công ty có thể bật luồng duyệt cho báo giá chiết khấu lớn, chẳng hạn cần trưởng phòng kinh doanh duyệt trước khi gửi; mặc định luồng này chưa bật mà do quản trị cấu hình.
Từ chứng từ, nút Gửi cho khách hàng cho chọn kênh Email kèm PDF, SMS hoặc Zalo. In hoặc tải PDF, Word theo mẫu của công ty qua nút In.
Từ báo giá đến đơn bán
- Báo giá ở trạng thái được chấp nhận: bấm Tạo đơn bán; dòng hàng, giá, chiết khấu và khuyến mại được sao nguyên.
- Kiểm tra điều khoản thanh toán, kho xuất mặc định, địa chỉ giao hàng, lịch thanh toán nhiều đợt nếu có.
- Xác nhận đơn: hệ thống kiểm hạn mức công nợ và tồn khả dụng; tùy Cài đặt bán hàng mà công ty chọn chặn hoặc chỉ cảnh báo.
- Thủ kho tạo phiếu xuất kho; kinh doanh không tự xuất kho.
Đơn đã xác nhận không sửa được dòng hàng; muốn đổi dùng Hoàn duyệt (có lý do) hoặc Hủy đơn, chỉ khi chưa thu tiền, chưa xuất kho, chưa trả hàng. Khách trả hàng được xử lý bằng phiếu trả hàng, hoàn bằng cách trừ công nợ hoặc hoàn tiền, và hàng nhập lại kho.
Hợp đồng bán
Hợp đồng lập từ báo giá được chấp nhận hoặc cơ hội thành công, với loại hợp đồng (mua bán hàng hóa, dịch vụ, bảo trì, đại lý), các đợt thanh toán theo phần trăm hoặc số tiền, tệp scan đính kèm. Sau khi Ký / Hiệu lực, mọi thay đổi đi qua phụ lục, gia hạn hoặc thanh lý để giữ lịch sử. Trước khi thanh lý có bước kiểm tra cho biết còn khoản phải thu hoặc đơn chưa xong hay không. Từ hợp đồng đang hiệu lực có thể tạo đơn bán nháp kèm lịch thanh toán các đợt. Tab Tư vấn hợp đồng chấm điểm rủi ro tham khảo và liệt kê điều khoản còn thiếu; điểm này chỉ để sắp xếp ưu tiên xem xét, không phải kết luận pháp lý.
Thu tiền, hóa đơn, công nợ và báo cáo
Thu tiền và hóa đơn
Trên đơn đã xác nhận, Ghi thu tiền lập phiếu thu bên Tài chính; số tiền không được vượt phần còn phải thu, và "Đã thu" không sửa tay mà chỉ đổi qua phiếu thu. Khách chuyển khoản có thể nhận mã VietQR hoặc link thanh toán payOS. Kế toán dùng Xuất hóa đơn để tạo hóa đơn điện tử nháp, chạy kiểm tra trước khi phát hành, rồi gửi email hoặc tải PDF; hóa đơn đã phát hành chỉ hủy, điều chỉnh hoặc thay thế chứ không sửa xóa.
Công nợ và tuổi nợ
Công nợ phải thu của một đơn bằng tổng đơn trừ đã thu, trừ hàng trả, cộng tiền đã hoàn. Báo cáo chia theo hạn thanh toán thành các nhóm: chưa đến hạn, quá hạn 1–30, 31–60, 61–90 và trên 90 ngày; đơn thanh toán nhiều đợt thì mỗi đợt chưa thu được xếp nhóm riêng. Hồ sơ khách có hạn mức công nợ, nợ quá hạn và nút Sao kê công nợ.
Báo cáo
Trang Báo cáo bán hàng có các tab Công nợ phải thu, Doanh thu, Theo sản phẩm, Theo nhân viên, Lợi nhuận gộp và Hoa hồng, đều xuất được CSV. Lợi nhuận gộp cần đơn đã xuất kho mới có giá vốn; báo cáo cho biết có bao nhiêu đơn đã xuất kho để người xem đọc đúng. Thêm vào đó là Tổng quan kinh doanh gom doanh thu, công nợ, tồn kho, pipeline, tỷ lệ thắng, top khách và sản phẩm trên một màn hình.
Hoa hồng và đại lý
Tỷ lệ hoa hồng lấy từ đơn, rồi hợp đồng, rồi mặc định trong Cài đặt bán hàng; hoa hồng chỉ phát sinh khi đơn đạt tỷ lệ đã thu theo ngưỡng. Đơn có bảng chia doanh số thì mỗi người nhận phần của mình. Quản lý hoặc kế toán duyệt, chỉ kế toán đánh dấu Đã chi. Đại lý có cấp, khu vực, hạn mức công nợ và bảng giá riêng.
Lưu ý khi đối soát. Các tab theo sản phẩm, theo nhân viên và lợi nhuận gộp tính doanh thu chưa VAT; tab Doanh thu và công nợ tính theo tổng thanh toán đã gồm VAT. Hãy so cùng cơ sở khi đối chiếu số liệu.
Một ngày làm việc điển hình
Nhân viên kinh doanh
Đầu ngày mở trang chủ CRM, xử lý thẻ Chăm sóc quá hạn trước, nhận lead từ kho chung, gọi và ghi chăm sóc kèm lịch hẹn. Lead đạt chuẩn được chuyển thành khách; cơ hội được kéo qua các giai đoạn; báo giá soạn từ cơ hội rồi gửi khách. Cuối ngày xem công nợ khách của mình và hoa hồng. Việc lặp lại có thể nhờ trợ lý AI, chẳng hạn "Lịch chăm sóc hôm nay của tôi", và thao tác ghi dữ liệu luôn hiện thẻ xác nhận trước khi thực hiện.
Trưởng phòng kinh doanh
Xem pipeline và dự báo theo nhân viên, tỷ lệ thắng, duyệt báo giá chiết khấu lớn trong Duyệt của tôi khi công ty bật luồng duyệt, duyệt hoa hồng, đặt cách chia lead và hạn mức công nợ. Họp đối soát công nợ đầu tuần: mở tab Công nợ phải thu theo khách, nhìn cột quá hạn lâu nhất và gọi các khách quá hạn trên 30 ngày.
Kế toán bán hàng
Ghi sổ phiếu thu, phát hành và gửi hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn báo lỗi phát hành, duyệt và chi hoa hồng, đối chiếu công nợ với khách. Phần ghi sổ sâu hơn nằm ở nhóm Tài chính kế toán.
Nhân viên marketing
Dựng danh sách động như khách hạng Vàng ở một khu vực, soạn thông điệp có biến cá nhân hóa, xem trước số người nhận và chi phí, gửi hoặc lên lịch, rồi theo dõi lead thu được và ROI của chiến dịch.
Phối hợp với các nhóm khác
- Trợ lý AI chat-first: tạo lead, cơ hội, báo giá, ghi thu tiền, hỏi công nợ và doanh thu bằng câu chat; thao tác ghi cần bấm Xác nhận.
- Kho và mua hàng: bảng giá, hàng hóa và tồn khả dụng để kiểm đơn; phiếu xuất kho cho đơn bán; nhập lại kho khi khách trả hàng.
- Tài chính kế toán: ghi thu tiền tạo phiếu thu, công nợ phải thu, đối chiếu và khóa sổ kỳ.
- Làm việc và công tác: luồng duyệt dùng chung, việc cần làm và nhắc việc cho các lịch hẹn chăm sóc.
- Tư vấn rủi ro: rà soát điều khoản hợp đồng bán và điểm rủi ro tham khảo.
- Quản trị hệ thống: kết nối SMS, Zalo, Telegram, tổng đài, nhà cung cấp hóa đơn điện tử và phân quyền theo vai trò.
Hỏi đáp
Chuyển lead thành khách có tạo trùng khách cũ không?
Không. Nếu số điện thoại, email hoặc mã số thuế đã thuộc một khách hàng, lead được gắn vào khách đó. Với khách hàng, ba trường này là duy nhất và bản trùng bị từ chối khi lưu; với lead và liên hệ, biểu mẫu cảnh báo "có thể trùng" để bạn xử lý.
Đơn bán có bị chặn khi khách vượt hạn mức công nợ không?
Tùy cài đặt công ty. Quản lý chọn chặn khi vượt hạn mức hoặc chỉ cảnh báo, và tương tự với thiếu tồn kho khả dụng. Thông báo khi xác nhận đơn nêu rõ hạn mức, số đang nợ và số nợ nếu cộng đơn này.
Nhân viên có tự sửa được đơn giá không?
Mặc định đơn giá lấy theo bảng giá và có thể sửa tay. Quản lý có thể bật Khóa sửa đơn giá; khi đó chỉ quản lý và quản trị viên được nhập giá khác bảng giá. Khi cần duyệt chiết khấu, công ty cấu hình luồng duyệt có điều kiện theo số tiền hoặc tổng chiết khấu.
Tại sao đơn đã ghi thu mà "Đã thu" chưa tăng?
Phiếu thu có thể đang chờ kế toán ghi sổ. Đơn chỉ cộng tiền đã thu khi phiếu được ghi sổ. Nếu công ty chưa có tài khoản quỹ để lập phiếu thu, hệ thống báo lỗi thay vì cộng khống.
Báo cáo lợi nhuận gộp có thể thấp hơn hoặc cao hơn thực tế không?
Giá vốn của đơn chỉ có sau khi xuất kho. Đơn chưa xuất kho coi như giá vốn bằng 0 nên lãi gộp trông cao hơn. Báo cáo ghi rõ có bao nhiêu đơn đã xuất kho để người xem tự đánh giá.
Khách đã chuyển khoản, có tự động ghi nhận thu tiền không?
Các mẫu tích hợp nhận giao dịch ngân hàng như SePay, Casso mới ở mức mẫu cấu hình, chưa nhận giao dịch thật. Với vận hành hiện tại, nhân viên hoặc kế toán ghi thu tiền thủ công trên đơn; mã VietQR giúp khách chuyển đúng số tiền.
Giới hạn hiện tại
Giới hạn hiện tại. Cần đọc trước khi đánh giá nhóm tính năng này.
- Gửi SMS, Zalo, email, Telegram: nếu chưa cấu hình kênh thật hoặc kết nối ở chế độ mô phỏng, tin chỉ được ghi log đánh dấu "Mô phỏng", không ai nhận được. Các cổng SMS (eSMS, SpeedSMS, Twilio, Stringee, VietGuys, FPT và các cổng khác) và Zalo ZNS hiện ở mức mẫu cấu hình, chưa gửi thật với tài khoản nhà cung cấp nào. Zalo cần mã template ZNS đã được Zalo duyệt. Gửi thử cũng là gửi thật khi kênh thật đã cấu hình.
- Tổng đài: chỉ nối với tổng đài có API gọi ra HTTP; các mẫu Stringee, Omi, CMC, Cloudfone, Caresoft là gợi ý cấu hình, chưa thử với tổng đài thật. Chế độ mô phỏng không làm máy lẻ nào đổ chuông.
- Hóa đơn điện tử: tích hợp Viettel S-Invoice và MISA meInvoice mới được kiểm bằng máy chủ giả theo tài liệu, chưa phát hành hóa đơn thật; chưa nghiệm thu production. Kế toán cần đối chiếu với nhà cung cấp và quy định hiện hành trước khi dùng thật.
- Theo dõi email: số đã mở và đã click thường bằng 0 vì hệ thống chưa tự chèn mã theo dõi; chưa có liên kết hủy đăng ký tự động, người không muốn nhận tin cần được tích Từ chối nhận marketing. Mỗi lần gửi xử lý tối đa 5.000 người nhận.
- Báo cáo: là báo cáo quản trị phục vụ điều hành, không phải sổ sách kế toán tổng hợp. Điểm rủi ro hợp đồng chỉ mang tính tham khảo, không thay tư vấn pháp lý.
- Trợ lý AI chỉ đề xuất; mọi thao tác ghi cần bạn xác nhận, và chất lượng tác vụ nhiều bước chưa được đo lại trên bản hiện tại.
- Dữ liệu trong ảnh là dữ liệu minh họa của công ty giả định. Việc nghiệm thu chuỗi lead đến thu tiền mới ở mức kiểm thử cục bộ, chưa chạy trên môi trường và dữ liệu thật của khách.
