Dòng tiền, công nợ và chứng từ trong một sổ thống nhất

Tổng quan & bài toán giải quyết

Ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiền nằm rải rác ở quỹ tiền mặt, vài tài khoản ngân hàng và ví điện tử; công nợ được theo dõi trong nhiều bảng tính; hóa đơn lập ở một phần mềm riêng, còn chứng từ cần ký thì đi qua email. Cuối tháng, kế toán mất nhiều ngày để ghép các mảnh đó lại và vẫn khó trả lời câu hỏi đơn giản: hôm nay công ty còn bao nhiêu tiền, ai đang nợ, khoản nào đã quá hạn.

Phân hệ Tài chính của iPlace gom các việc đó về một nơi. Mỗi khoản thu chi đi vào một tài khoản quỹ (tiền mặt, ngân hàng, ví điện tử) với người duyệt và chứng từ đính kèm. Công nợ phải thu và phải trả được tính từ một Sổ công nợ duy nhất, tự ghi bút toán khi đơn bán, đơn mua hay phiếu thu chi thay đổi. Sao kê ngân hàng được ghép với phiếu đã ghi sổ, còn hóa đơn điện tử được lập ngay từ đơn bán đã xác nhận. Cuối tháng, kế toán trưởng khóa sổ kỳ để các phiếu của tháng đã chốt không bị sửa lặng lẽ.

Tất cả nằm trong cùng nền tảng chat-first với các nhóm khác: bạn có thể mở màn hình chuyên biệt của phân hệ, hoặc hỏi trợ lý như “số dư các tài khoản hôm nay” hay “khoản nợ quá hạn trên 60 ngày”. Các thao tác ghi do trợ lý đề xuất đều hiện thẻ Chờ xác nhận; phiếu tạo ra luôn ở trạng thái nháp và vẫn phải qua bước duyệt.

Tính năng chính

Thu chi, quỹ và đa tiền tệ

Mọi dòng tiền bắt đầu từ Tài khoản quỹ. Kế toán khai báo loại tài khoản (Tiền mặt, Ngân hàng, Ví điện tử), số dư đầu kỳ và Ngày chốt số dư đầu. Số dư hiện tại bằng số dư đầu kỳ cộng thu, trừ chi, cộng chuyển đến, trừ chuyển đi, và chỉ tính các phiếu ở trạng thái Đã ghi sổ. Tài khoản có thể cho phép hoặc chặn thấu chi; nếu chặn, hệ thống từ chối khoản chi vượt số dư.

Lập phiếu thu / chi

1. Mở Phiếu thu chi, chọn Loại phiếu, Tài khoản, Ngày chứng từ, nhập nội dung và số tiền.
2. Điền đối tượng và danh mục thu chi; nếu thu chi cho đơn bán hoặc đơn mua, dùng bảng Phân bổ vào chứng từ để một phiếu trả nhiều đơn.
3. Cần bóc tách hóa đơn thì thêm các dòng chi tiết (số lượng, đơn giá, thuế) và đính kèm hóa đơn, ủy nhiệm chi.
4. Bấm Lưu rồi Gửi duyệt. Người duyệt chọn Duyệt & ghi sổ hoặc Trả lại kèm lý do; kế toán có thể Ghi sổ ngay từ trạng thái nháp.

Hạn mức duyệt mặc định: đến 10 triệu do kế toán, đến 50 triệu do kế toán trưởng, trên 50 triệu do giám đốc; luồng này chỉnh được trong phần Luồng duyệt của quản trị. Phiếu ghi sổ gắn đơn bán hoặc đơn mua tự cập nhật số Đã thu / Đã chi của đơn; Hoàn duyệt (kế toán, bắt buộc lý do) hoàn lại cả số dư quỹ lẫn đơn.

Đề nghị thanh toán và chuyển tiền nội bộ

Nhân viên thường không thấy số dư quỹ, nên khi cần xin chi họ dùng Đề nghị thanh toán: nhập người nhận, tài khoản nhận, hạn thanh toán, các khoản mục và hóa đơn, báo giá đính kèm. Sau khi được duyệt, kế toán bấm Tạo phiếu chi hoặc Mã QR chuyển khoản (VietQR); chi xong, đề nghị chuyển sang Đã thanh toán. Hệ thống nhắc khi đề nghị đã duyệt sắp đến hạn.

Chuyển tiền nội bộ phục vụ nộp rút tiền mặt hoặc chuyển giữa các tài khoản: chọn tài khoản nguồn, đích, số tiền và phí chuyển (trừ thêm vào tài khoản nguồn). Phiếu đã ghi sổ không sửa trực tiếp mà Hủy hoặc Hoàn duyệt rồi lập lại.

Đa tiền tệ

• Thẻ Tiền tệ & tỷ giá có sẵn USD, EUR, JPY, SGD, CNY; bật công tắc Đang dùng và nhập tỷ giá theo ngày (VND cho 1 đơn vị ngoại tệ).
• Hệ thống dùng tỷ giá gần nhất không muộn hơn ngày chứng từ; thiếu tỷ giá thì trang cảnh báo Thiếu tỷ giá hôm nay và phiếu ngoại tệ không lưu được.
• Phiếu tự điền ô Quy đổi (VND) bằng số tiền nhân tỷ giá; báo cáo thu chi, lãi lỗ và lưu chuyển tiền tệ tính theo VND quy đổi, có dòng chênh lệch tỷ giá khi số dư ngoại tệ đổi giá trị.

Công nợ, khóa sổ và đối soát sao kê

Công nợ không được nhập tay ở nhiều nơi. Sổ công nợ tự ghi bút toán khi đơn bán hoặc đơn mua được duyệt (phát sinh), khi phiếu thu chi ghi sổ (thanh toán), khi trả hàng hoặc điều chỉnh. Bút toán không sửa, không xóa; sai thì thêm bút toán đảo.

Xem và đối chiếu công nợ

• Thẻ Công nợ phải thu / phải trả cho tổng phải thu, phải trả, xem Theo đối tượng hoặc Theo tuổi nợ (chưa đến hạn, 0–30, 31–60, 61–90, trên 90 ngày); khoản quá hạn lâu nhất tô đỏ khi trên 60 ngày.
• Bấm một đối tượng để mở sổ chi tiết: dư đầu kỳ, phát sinh tăng giảm, số dư lũy kế, dư cuối kỳ.
• Lập biên bản đối chiếu tạo biên bản với số dư theo sổ của ta; sau khi gửi đối tác, nhập số dư đối tác xác nhận hoặc đánh dấu Có chênh lệch và ghi lý do. Biên bản có tệp đính kèm có thể trình ký.
• Khi chuyển từ phần mềm cũ, trang Nhập công nợ đầu kỳ nhận file Excel, cho xem trước từng đối tượng và lỗi rồi mới ghi sổ.

Khóa sổ kỳ

Thẻ Khóa sổ kỳ hiện 24 tháng gần nhất, mỗi tháng Đang mở hoặc Đã khóa. Không khóa được khi còn phiếu chờ duyệt trong kỳ. Kỳ đã khóa chặn lập, sửa, ghi sổ và hủy phiếu thu chi, chuyển tiền (và phiếu kho nếu bật tùy chọn trong Cài đặt Tài chính). Mở khóa chỉ dành cho kế toán trưởng hoặc quản trị, bắt buộc nhập lý do và được ghi vào nhật ký của kỳ.

Nhập sao kê và đối soát

1. Ở thẻ Đối soát sao kê ngân hàng, bấm Nhập sao kê (CSV), chọn tài khoản, nhập số dư đầu/cuối theo ngân hàng và chọn tệp. Có mẫu cho Vietcombank, Techcombank, MB Bank, ACB, BIDV hoặc khai báo cột riêng.
2. Bấm Nhập & tự khớp: mỗi dòng được ghép với phiếu đã ghi sổ cùng tài khoản, số tiền, chiều thu chi, lệch ngày tối đa 3 ngày; mỗi phiếu chỉ khớp một lần.
3. Dòng Chưa khớp xử lý bằng Chọn phiếu để khớp… hoặc Tạo phiếu nhanh (thường cho phí ngân hàng, lãi tiền gửi).
4. Khi Chênh lệch (NH − sổ) về 0 hoặc đã giải thích được, bấm Chốt đối soát; cần sửa thì Mở lại.

Nếu quản trị kết nối SePay hoặc Casso qua webhook, giao dịch ngân hàng được ghi vào danh sách Giao dịch ngân hàng: giao dịch có mã đơn khớp thì sinh sẵn phiếu thu/chi chờ duyệt, còn lại nằm ở Chờ đối soát. Với thu tiền, tài khoản ngân hàng tạo được mã VietQR kèm số tiền và nội dung, và đơn bán đã xác nhận có thể tạo link thanh toán (payOS); khách trả xong thì hệ thống tạo phiếu thu.

Hóa đơn điện tử

Kế toán dựng thiết lập hóa đơn theo năm: chọn nhà cung cấp (Viettel S-Invoice, MISA meInvoice hoặc Nội bộ), ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn, thông tin người bán, thuế suất mặc định, rồi bấm Kiểm tra thiết lập. Hóa đơn được lập ngay từ đơn bán đã xác nhận (cả đơn hoặc từng phần số lượng), điền sẵn người mua và dòng hàng.

1. Bổ sung mã số thuế, email nhận hóa đơn; Tra cứu MST để lấy tên và địa chỉ.
2. Bấm Kiểm tra trước khi phát hành để bắt lỗi như mã số thuế sai chữ số kiểm tra.
3. Bấm Phát hành hóa đơn. Với nhà cung cấp, hóa đơn đi qua Đã gửi nhà cung cấp rồi Đã phát hành; hệ thống tự đồng bộ trạng thái mỗi giờ.
4. Sai sót xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh (tăng, giảm hoặc thông tin), hóa đơn thay thế hoặc Hủy hóa đơn kèm lý do.

Danh sách Đơn bán chưa xuất hóa đơn lọc theo tháng giúp cuối kỳ không bỏ sót đơn. Nhân viên kinh doanh tạo được hóa đơn nháp từ đơn của mình nhưng không phát hành được; chỉ kế toán và quản lý phát hành.

Kế hoạch, ngân sách, dòng tiền và báo cáo

Kế hoạch thu chi lập theo tháng, quý, năm hoặc dự án, chia theo danh mục. Sau khi Chốt kế hoạch, bấm Cập nhật thực tế để điền cột thực tế từ phiếu đã ghi sổ, hoặc Tạo phiếu từ kế hoạch để sinh phiếu nháp cho phần chưa thực hiện. Phiếu gắn vào kế hoạch sẽ hiện cảnh báo khi vượt dự kiến.

• Ngân sách: kế hoạch vs thực tế đặt kế hoạch thu và chi cạnh số thực tế theo năm.
• Dự báo dòng tiền cho vài tháng tới (mặc định 3) từ tiền hiện có, khoản phải thu, phải trả và các giả định hiển thị bên dưới.
• Báo cáo tài chính gồm kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp, chọn kỳ (tháng, quý, năm, tùy chọn) và cơ sở Dồn tích hoặc Tiền; có In và Xuất CSV. Cách tính phụ thuộc vào Nhóm lãi lỗ và Nhóm dòng tiền gắn với từng danh mục thu chi.
• Trình tạo báo cáo và bảng điều khiển cho phép chọn nguồn dữ liệu (như Phiếu thu chi, Công nợ), kiểu hiển thị, phép tính, bộ lọc, rồi ghép các widget thành dashboard chia sẻ cho người cần xem.
• Lịch gửi báo cáo (hằng ngày, tuần, tháng) gửi thông báo tóm tắt đến người nhận; danh sách xuất được ra Excel/CSV và chứng từ in được bằng Mẫu in (A4, A5, bill K80), tải PDF hoặc Word.

Mọi báo cáo đều áp quyền dữ liệu của người xem: nhân viên chỉ thấy phiếu của mình, quản lý theo phòng ban, kế toán thấy đủ.

Chữ ký số và trình ký

Từ bất kỳ bản ghi có tệp đính kèm (báo giá, hợp đồng, phiếu chi, biên bản đối chiếu công nợ), bấm Trình ký để tạo hồ sơ ký. Người tạo chọn chế độ Theo thứ tự hoặc Tự do, thêm người tham gia là nhân sự hoặc Khách ngoài, kéo khung chữ ký, dấu mộc, ký nháy lên trang tài liệu rồi Gửi ký. Từ lúc gửi, tệp, danh sách người ký và vị trí ký bị khóa để bảo toàn nội dung.

• Người ký thấy hồ sơ đến lượt mình ở Hồ sơ cần tôi ký, chọn Ký hoặc Từ chối (bắt buộc ghi lý do). Những người cùng số thứ tự ký song song.
• Khách ngoài nhận liên kết qua email, không cần tài khoản, có thể yêu cầu OTP.
• Tab Tiến trình ký cho biết ai đã ký, đang chờ, chưa đến lượt hay từ chối; có Nhắc ký và nhắc tự động hồ sơ quá hạn.
• Hệ thống có ba phương thức: mô phỏng (ghi mã băm và giờ máy chủ), PAdES với chứng thư do CA nội bộ công ty cấp hoặc nhập từ tệp .p12/.pfx, và ký từ xa qua VNPT SmartCA hoặc Viettel MySign. Hồ sơ hoàn tất được nối trang giấy chứng nhận hoàn tất và có chức năng kiểm tra, xem bằng chứng ký.

Một ngày làm việc điển hình theo vai trò

Nhân viên

Một nhân viên hành chính cần thanh toán tiền thuê văn phòng. Người này không thấy số dư quỹ nên tạo Đề nghị thanh toán, đính kèm hợp đồng và gửi duyệt. Có thể nói thẳng với trợ lý để soạn; thẻ Chờ xác nhận hiện ra trước khi bản ghi được tạo.

Kế toán

Sáng đầu ngày kế toán mở trang Tài chính xem số dư quỹ, đề nghị chờ duyệt và giao dịch ngân hàng ở trạng thái Chờ đối soát. Đề nghị đã duyệt được chuyển thành phiếu chi hoặc mã VietQR. Cuối tuần nhập sao kê, xử lý dòng chưa khớp; cuối tháng rà đơn bán chưa xuất hóa đơn, phát hành hóa đơn còn thiếu và lập biên bản đối chiếu cho khách nợ quá hạn.

Kế toán trưởng và quản lý

Kế toán trưởng duyệt các khoản trong hạn mức, theo dõi công nợ theo tuổi nợ, rồi khóa sổ tháng sau khi mọi phiếu đã duyệt và đối soát xong. Quản lý đọc báo cáo kết quả kinh doanh, dự báo dòng tiền và so sánh ngân sách với thực tế của phòng ban mình.

Giám đốc

Giám đốc duyệt khoản trên 50 triệu trong Duyệt của tôi, ký hợp đồng trong Hồ sơ cần tôi ký và xem dashboard đã được chia sẻ, không phải chờ bảng tính cuối tháng.

Phối hợp với các nhóm khác

• Kinh doanh: đơn bán đã duyệt sinh công nợ phải thu, hóa đơn xuất từ đơn bán, phiếu thu cập nhật số đã thu của đơn.
• Kho & mua hàng: đơn mua sinh công nợ phải trả, phiếu chi cập nhật số đã chi; phiếu kho có thể bị chặn theo kỳ khóa sổ khi bật tùy chọn.
• Trợ lý AI: tra số dư, công nợ, hóa đơn chưa phát hành và đề xuất tạo phiếu qua thẻ xác nhận.
• Quản trị hệ thống: cấu hình luồng duyệt, kết nối ngân hàng, hóa đơn điện tử, chữ ký từ xa trong Tích hợp.
• Tư vấn rủi ro: rà soát hóa đơn, thuế và kế toán ở nhóm riêng, chỉ mang tính tham khảo.
• Nhân sự: tuyển dụng có thể gắn chi phí chiến dịch vào phiếu chi.

Hỏi đáp

Giới hạn hiện tại